Tilbud levert til rett tid, men på feil sted, kan koste dyrt

At anskaffelsesreglene er strenge når det gjelder levering av tilbud er vel kjent. Leverandører har opplevd å bli avvist fordi tilbud ikke er levert i lukket pakke eller fordi det ikke er satt riktig prosjektnummer på konvolutten. Tullefeil, vil mange mene.

614037306

Men, de strenge reglene om levering av tilbud har sin begrunnelse. De skal sikre at alle leverandører behandles likt. Det skal ikke være noen mulighet – heller ikke teoretisk – for at opplysninger om innholdet i tilbudet kan ha kommet ut. Derfor har også KOFA og domstolene praktisert reglene om avvisning på grunn av slike formalfeil som for sent og feil levert tilbud, strengt.   

Oslo byfogdembete har nylig bekreftet den strenge praktiseringen av avvisningsplikten ved formalfeil. Domstolen har gitt Statens vegvesen medhold i at det var riktig å avvise en entreprenør i en konkurranse om kontrakt for E6 Helgeland sør for fordi de leverte tilbudet – riktignok til rett tid – men på feil sted. Sentralt for spørsmålet om avvisningsplikt var om Statens vegvesen på tilstrekkelig måte hadde kommunisert at tilbudene skulle leveres til et annet sted enn det konkurransegrunnlaget opprinnelig bestemte. Selv om Statens vegvesen kunne ha redusert faren for misforståelser ved å foreta en mer fullstendig oppdatering av konkurransegrunnlaget og lagt det ut elektronisk på nytt, kom domstolen til at endringen av leveringssted ble så klart kommunisert til leverandørene, både skriftlig og muntlig, at dette ikke var avgjørende. Dermed måtte entreprenøren selv ta konsekvensen av ikke å ha fått med seg riktig leveringssted. 

Med lovnadene om forenkling kunne man kanskje tro at entreprenøren etter de nye anskaffelsesreglene ikke ville blitt avvist, men så enkelt er det nok ikke. Avvisningsplikten for formalfeil er videreført uten materielle endringer i ny forskrift. Det betyr at det fortsatt – også etter at det nye regelverket trer i kraft -  vil være entreprenørene som har risikoen for at tilbud blir levert på rett måte og til rett tid. Fordi det nye regelverket legger opp til at all informasjonsutveksling skal skje elektronisk, kan likevel risikoen for å levere på feil sted muligens reduseres. Samtidig kan nye utfordringer oppstå – hva hvis man for eksempel benytter feil e-postadresse? Fortsatt vil det nok derfor være slik at det hjelper lite å ha det beste tilbudet hvis man ikke følger med i timen og får med seg de kravene som stilles til levering av tilbudet.