Statsforvalteren i Oslo og Viken har i en relativt fersk avgjørelse kommet frem til at det var «uheldig at en representant i utvalget foretok en befaring kun med en av partene i saken».
Saken dreide seg blant annet om en søknad om dispensasjon fra plan- og bygningsloven § 29-4 for plassering av en boligblokk nærmere enn fire meter til nabogrense, det vil si inntil tomtegrensen. Saken ble først behandlet i teknisk utvalg i Drammen kommune.
Avgjørelsen fra Statsforvalteren har medført følgende anbefaling fra kommunedirektøren:
«Vedtaket fra Statsforvalteren i saken legger føringer for fremtidig politisk befaring/besiktigelse i klagesaker. De må gjennomføres slik at alle parter i saken innkalles, og det må gjøres nedtegninger som viser tid og sted, hvem som deltar, formålet med undersøkelsen og observasjoner av betydning.»
Gjelder det da nærmest et forbud mot at representanter i politiske utvalg, lokale folkevalgte, tar seg en tur på egenhånd for å se på de fysiske omgivelsene i sakene de har til behandling?
Det kan det ikke gjøre. Det følger av forvaltningsloven § 17 at «Forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes.»
Vi tror innbyggere, tiltakshavere, utbyggere og andre interessenter er tjent med at lokalpolitikere i Drammen, og andre kommuner, foretar både egne turer på stedet, og er tilgjengelige for innspill og spørsmål, i sakene de har til behandling. Det er en del av våre demokratiske spilleregler.
Søknaden om dispensasjon ble som nevnt behandlet av politikerne i teknisk utvalg, hvor en av politikerne før behandlingen tok seg en tur for å gjøre seg kjent med det aktuelle stedet søknaden gjaldt. Det gjelder verken en varslings- eller skriftlig referatplikt for en slik besiktigelse.
Det som skjedde på stedet, gjorde utvalgsrepresentanten deretter rede for under utvalgets behandling av saken. Åpenhet er viktig.
Så synes det som om det som kom frem under befaringen ikke var ny informasjon, men informasjon som allerede var spilt inn som nabomerknader og lå tilgjengelig som vedlegg til saken. At en selvstendig befaring eller kontakt med en av partene da skal medføre en saksbehandlingsfeil, er vanskelig å forstå, igjen med henvisning til fvl. § 17.
Sivilombudet, som Statsforvalteren viser til i sin avgjørelse, poengterer også at det ikke gjelder egne regler for befaringer, og bemerker følgende: «Dersom forvaltningsorganet gjennomfører besiktigelsen alene, er det oftest ikke nødvendig å varsle parter og eventuelle andre involverte.»
Lokale folkevalgte fatter avgjørelse i saker i offentlige møter der de har både møteplikt og stemmeplikt, jf. kommuneloven § 8-1.
Dersom en av partene velger å ta kontakt med en av politikerne, eller en part møter på en av politikerne under politikerens besiktigelse, hva blir da konsekvensen av denne dialogen?
Politikerne har fortsatt møteplikt, stemmeplikt og er ikke inhabile etter dialog med en av partene, slik vi har hørt om at politikere i andre kommuner nå tror, med referanse til Statsforvalterens avgjørelse.
Fremkommer det på den annen side helt ny informasjon, vil plikten til kontradiksjon kunne slå inn. Da bør informasjonen vurderes fremlagt for andre interessenter, for at de også skal få anledning til å vurdere og eventuelt kommentere denne før vedtak fattes.
Noe av grunnen til at vi skriver dette innlegget er at vi ser at Statsforvalterens avgjørelse, og den videre oppfølging i Drammen kommune, har medført misforståelser som verken innbyggere eller tiltakshavere er tjent med i fremtiden. Vi vil understreke at vårt innlegg ikke dreier seg om den konkrete saken som teknisk utvalg og Statsforvalteren behandlet.
På denne bakgrunn synes vi det passer å gi noen tips.
Det er selvfølgelig fritt frem for enhver part å ta kontakt med politikerne når en dispensasjonssøknad, eller en annen sak, skal behandles i et politisk utvalg. Vær ute i god tid og sørg for en god dialog. Vær også oppmerksom på at det dere snakker om, er en del av en offentlig debatt.
Politikerne må gi beskjed til administrasjonen og de andre utvalgsmedlemmene dersom de mottar helt ny informasjon, eller eventuelt utsette saken, dersom de har grunn til å tro at informasjonen bør undergis kontradiksjon. Det vil si at alle berørte parter bør gis mulighet til å kommentere og eventuelt imøtegå den nye informasjonen.
Mulighet for kontakt med folkevalgte politikere er en del av vårt demokratiske styresett som i seg selv medfører at kontradiksjon og prinsippet om likebehandling kan ivaretas. Om en tiltakshaver eller part ønsker eller velger å benytte seg av denne muligheten, er opp til den enkelte.
Det er uheldig for en politiker å ikke bli så godt opplyst som mulig.
