Personvernerklæring

Gyldig fra 20.7.2018

Innledning

Hjort samler inn personopplysninger om deg når du besøker våre websider, oppretter et klientforhold til oss, deltar på seminar eller på annen måte tar kontakt med oss. Denne personvernerklæringen beskriver de tilfeller vi behandler dine personopplysninger og på hvilket grunnlag.

Formålet med personvernerklæringen å informere deg om vår behandling av dine personopplysninger i samsvar med de krav som følger av personvernforordningen (GDPR) og personopplysningsloven som begge trer i kraft 20. juli 2018.

Behandlingsansvarlig

Advokatfirmaet Hjort DA ved styret er behandlingsansvarlig for personopplysninger vi behandler. Det daglige behandlingsansvaret knyttet til vår advokatvirksomhet er delegert til managing partner i Hjort. Utfyllende kontaktinformasjon finnes på våre websider. Alle henvendelser vedrørende personvern kan sendes til personvern@hjort.no

Behandlingsformål

 

 

Advokatbistand

Advokatfirmaet Hjort driver advokatvirksomhet i samsvar med reglene i domstolsloven kapittel 11. Når vi registrerer nye klienter og påtar oss advokatoppdrag, samler vi inn en rekke personopplysninger som navn, kontaktinformasjon, arbeidssted, fødselsnummer og øvrige typer opplysninger og vurderinger av og om personer som vil være relevant for opprettelsen av klientforholdet og for å løse det enkelte advokatoppdraget. Dette gjelder både når vi inngår advokatoppdrag med privatpersoner (privatklienter) og når vi inngår advokatoppdrag med juridiske personer (forretningsklienter). For forretningsklienter inngås ikke advokatoppdraget med en privatperson, men det vil alltid være minst en kontaktperson som opptrer på vegne av forretningsklienten som vi vil registrere personopplysninger om. I tillegg vil det normalt være nødvendig å samle inn og behandle en rekke andre personopplysninger fra forretningsklienten for å løse advokatoppdraget. Opplysningene vi behandler som ledd i vår advokatvirksomhet vil i tillegg til klientopplysninger og opplysninger om kontaktpersoner, normalt også inneholde personopplysninger om andre tredjeparter, eksempelvis motparter, vitner, sakkyndige og andre involverte. Slike tredjeparter har ikke rett til verken informasjon om eller innsyn i de personopplysninger Hjort behandler om dem som ledd i et advokatoppdrag begrunnet i advokatens lovfestede taushetsplikt.

Personopplysningene vi behandler kommer i all hovedsak fra klienten. Advokater er i henhold til hvitvaskingsloven pålagt å foreta kundekontroll ved registrering av nye klienter. Dette innebærer at vi vil kunne kontrollere de opplysninger vi mottar fra en ny klient mot eksterne registre som Brønnøysundregisteret. Det kan være nødvendig å supplere opplysninger vi har mottatt fra ny klient med informasjon fra slike registre. I lovens tilfeller er vi også pålagt å informere myndighetene om nevnte opplysninger.

Visse advokatoppdrag forutsetter at vi kan samle inn og behandle såkalt «særlig kategorier» av personopplysninger (tidligere omtalt som «sensitive personopplysninger»). Dette omfatter bl.a. helseopplysninger, opplysninger som fagforeningsmedlemskap, seksuell legning, politisk oppfatning og trosretning mv. I tillegg behandler vi i en rekke saker informasjon om straffbare forhold eller mistanke om slike. Slike personopplysninger vil i all hovedsak samles inn fra våre klienter, andre personer klienten bringer inn som vitne i saken, men kan også komme fra motparter og andre tredjeparter.

I advokatoppdrag med privatklienter og forretningsklienter vil behandlingsgrunnlaget for personopplysningene være at behandlingen er nødvendig for; å oppfylle vår avtale (advokatoppdraget) med klienten, jf. personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 (b), for å oppfylle en rettslig forpliktelse som påligger Hjort, jf. personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 (c). For behandlingen av personopplysninger om andre tredjeparter i et advokatoppdrag, vil i tillegg behandlingsgrunnlaget være artikkel 6 nr. 1 (f) når behandlingen av opplysningene er nødvendig for å løse advokatoppdraget og den registrertes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter ikke går foran og krever vern av personopplysningene.

Dersom vi behandler særlige kategorier opplysninger i et advokatoppdrag vil vi i tillegg oppfylle et av følgende behandlingsgrunnlag; eventuelt samtykke fra den registrerte, jf. personvernforordningens artikkel 9 nr. 2 (a), eller behandlingen er nødvendig for å forsvare et rettskrav, jf. personvernforordningens artikkel 9 nr. 2 (f). For behandling av personopplysninger om straffbare eller mulig straffbare forhold, er behandlingsgrunnlaget tilsvarende personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 (a) og, eller (f), jf. personopplysningsloven § 11.

Alle opplysninger om sak arkiveres i 10 år etter saken er avsluttet, deretter blir opplysningene slettet.

Markedsføring, presentasjon av Hjort på web

Våre websystemer logger din aktivitet på våre websider. Slike logger analyseres i tilfelle hacking eller andre typer angrep eller kriminell aktivitet rettet mot våre websider. Opplysningene som lagres er din ip-adresse og hvilke lenker du har klikket på, din nettleser og annen informasjon om din nettleser og maskin. Behandlingsgrunnlaget følger av personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 (f), hvor vi etter en vurdering har funnet det nødvendig å logge slik trafikk for å kunne overvåke og sikre våre systemer.

Hjort utfører også analyse av besøk på nettsiden med hjelp av Google Analytics. Din unike internet-adresse (ip-adresse) er ansett som en personopplysning. Denne ip-adressen anonymiseres før overføring til Google. Dermed lagres ingen personopplysninger hos Google, en praksis som er i tråd med Datatilsynets anbefaling. For å kunne analysere besøk på websidene benytter Hjort cookies. Behandlingsgrunnlaget er ditt samtykke, jf. ekomloven § 2-7b. Samtykket baserer seg på at du gjennom innstillinger i din nettleser har akseptert cookies. Les mer om vår bruk av cookies og hvordan du kan skru dette av om du ønsker det: https://hjort.no/informasjonskapsler

Markedsføring, nyhetsbrev

Hjort sender regelmessig nyhetsbrev med relevante fagartikler eller informasjon om kurs og seminarer. Vi sender bare nyhetsbrev til deg som har samtykket til å motta slike. Behandlingsgrunnlaget er ditt samtykke til behandling av personopplysninger som følger av personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 (a) og samtykke til å motta nyhetsbrev per e-post i henhold til markedsføringsloven § 15.

Får kunne sende deg nyhetsbrev behøver vi å samle inn ditt navn og din e-postadresse. Du kan også velge hvilke kategorier med nyhetsbrev du ønsker å motta.

Det er selvsagt frivillig å abonnere på nyhetsbrev fra oss og du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke til nyhetsbrev. Dette gjør du ved å klikke på egen avmeldingslenke i nyhetsbrevet du mottar, eller sende en e-post til personvern@hjort.no.

Opplysningene lagres så lenge du samtykker til mottak av nyhetsbrev. Dine personopplysninger slettes fra nyhetsbrevregisteret vårt når du trekker ditt samtykke. Dersom du er klient hos oss eller på annen måte har gitt nødvendige kontaktopplysninger til oss så beholdes disse. Se ellers dine rettigheter under.

Kurs- og seminarvirksomhet

Ved påmelding til våre kurs eller seminarer samler vi inn personopplysninger som er nødvendige for å kunne administrere og gjennomføre slike arrangement. Opplysningene som samles inn vil være navn, kontaktinformasjon og arbeidssted. Behandlingsgrunnlaget følger av personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 (b) og er basert på at vi har en avtale med deg om deltakelse på og gjennomføring av arrangement.

Deltakerlistene vil være tilgjengelig for ansatte i Hjort. Dersom vi arrangerer kurs og seminar i samarbeid med andre organisasjoner, så kan dine personopplysninger deles med disse. Vi vil alltid opplyse om hvilke andre foredragsholdere vi deler dine personopplysninger med. Personopplysningene slettes når seminaret er gjennomført.

Administrasjon av rekruttering og nyansettelser

Når du søker jobb hos oss må du fylle ut en rekke opplysninger om deg selv, dette omfatter navn, kontaktinformasjon, utdanning, tidligere arbeidssteder og andre opplysninger som inngår i en CV. Selve søknadsprosessen foregår elektronisk via vår jobbsøkerportal.

Behandlingsgrunnlaget er basert på ditt samtykke til at vi samler inn og behandler personopplysninger i tilknytning til din jobbsøknad, jf. artikkel 6 nr. 1 (a). Du kan når som helst trekke dette samtykket tilbake. Vi vil da slette alle opplysninger du har angitt i forbindelse med din jobbsøknad, og vi kan da ikke lenger vurdere deg som kandidat til jobb hos oss. Dersom du av spesielle årsaker ikke kan benytte vår jobbsøkerportal ber vi deg ta kontakt med oss på personvern@hjort.no slik at vi kan behandle din søknad på annen måte.

Dersom du får jobb hos oss overføres nødvendige personopplysninger til vårt personalsystem og du vil motta en egen personvernerklæring for ansatte i Hjort. Som jobbsøker kan du samtykke til at vi lagrer dine personopplysninger for eventuelt senere vurderinger. Ønsker du ikke dette, slettes dine opplysninger innen 1 år etter at den aktuelle ansettelsesprosessen er avsluttet.

Kommunikasjon og dialog

Kommuniserer du elektronisk med oss via e-post eller nettmøte, så lagres det personopplysninger i våre systemer for e-post og videokommunikasjon. Opplysningene slettes regelmessig når de ikke lenger er nødvendig for formålet de er samlet inn for, eller så lenge vi er pålagt å lagre opplysningene i henhold til gjeldende lovverk.

Behandlingsgrunnlaget for å oppbevare disse opplysningene er personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 (f), vår berettigede interesse av å lagre opplysningene for å kunne dokumentere vår hjelp og eventuelt bistand ved din henvendelse.

Opplysninger som samles inn og oppbevares via elektronisk kommunikasjon vil ofte også omfattes av advokatvirksomhet eller andre tjenester vi yter som beskrevet over.

Fakturaadministrasjon og administrasjon av leverandører

Kontaktpersoner hos underleverandører vil registreres i vårt regnskapssystem med informasjon nødvendig for å administrere avtaleforholdet og for å kunne betale fakturaer. Opplysninger som samles inn er navn, stilling, e-post og mobilnummer.

Behandlingsgrunnlaget er vår berettigede interesse av å lagre personopplysninger nødvendige for å administrere leverandørforholdet, jf. personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 (f).

Personopplysningene lagres i våre systemer så lenge du er ansatt hos en leverandør til Hjort.

Likevel vil visse opplysninger kunne lagres utover dette, da bokføringsloven pålegger Hjort å oppbevare regnskapsbilag (som fakturer) i fem år etter avsluttet regnskapsår. Behandlingsgrunnlaget for slik lagring følger av personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 (c), rettslig forpliktelse.

Dine rettigheter

I henhold til gjeldende personvernlovgivning har du en rekke rettigheter i forbindelse med tilgang til og behandling av dine personopplysninger.

Du har med de unntak som følger av personopplysningsloven § 16, rett til når som helst å be om innsyn i hvilke personopplysninger vi behandler om deg. Du kan også kreve korrigering/retting av dine personopplysninger dersom disse er unøyaktige eller ufullstendige. Under visse omstendigheter har du også rett til å kreve at vi sletter dine personopplysninger. Se mer om sletting lenger nedenfor.

Under visse omstendigheter har du også rett til å kreve at vi begrenser behandlingen av dine personopplysninger og/eller protestere mot behandlingen av dine personopplysninger.

I visse situasjoner har du rett til å få utlevert (motta) i et strukturert, vanlig og maskinlesbart format, personopplysninger om deg som du har delt med Hjort, og du kan be om at disse overføres til en annen behandlingsansvarlig, f.eks. en annen liknende organisasjon (såkalt rett til dataportabilitet).

Henvendelser vedrørende dine rettigheter kan rettes til personvern@hjort.no. Se også annen kontaktinformasjon i bunnen av dokumentet.

Opplysningene vi behandler som ledd i vår advokatvirksomhet vil i tillegg til klientopplysninger og opplysninger om kontaktpersoner, normalt også inneholde personopplysninger om andre tredjeparter, eksempelvis motparter, vitner, sakkyndige og andre involverte. Slike tredjeparter har verken rett til informasjon om eller innsyn i de personopplysninger Hjort behandler om dem som ledd i et advokatoppdrag begrunnet i advokatens lovfestede taushetsplikt.

Om retten til sletting

Vi vil slette alle personopplysninger vi behandler om deg uten ugrunnet opphold etter at vi har mottatt din henvendelse og i samsvar med de frister som følger av personvernforordningen artikkel 12. Opplysningene vil likevel ikke bli slettet om vi har annet lovmessig behandlingsgrunnlag og behov for fortsatt lagring av dine personopplysninger. Foreligger slikt behandlingsgrunnlag vil vi opplyse om dette når du henvender deg til oss, med informasjon om behandlingsgrunnlaget og når opplysningene eventuelt vil kunne slettes.

Om lagringstid

Hjort lagrer personopplysninger så lenge vi har et behandlingsgrunnlag for personopplysningene, og ikke lenger enn hva som er nødvendig for å oppfylle det formål opplysningene ble samlet inn.

Personopplysninger som lagres i tilknytning til advokatoppdrag lagres rutinemessig i 10 år etter at oppdraget er avsluttet, i samsvar med Advokatforeningens praksis. Opplysningene vil kunne lagres utover 10 år dersom vi har et lovmessig behandlingsgrunnlag og behov for fortsatt lagring av personopplysningene.

Sikkerhetstiltak

Hjort har gjennomført nødvendige tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre at personopplysninger vi har samlet inn sikres og behandles på en trygg måte. Vi gjennomfører regelmessige tester og vurderinger av sikkerheten i våre systemer.

Overføring av personopplysninger til tredjepart

Hjort vil ikke overføre eller på annen måte dele dine personopplysninger med andre, med unntak av følgende forhold:

Lovpålagt rapporteringsplikt, hvitvasking

I henhold til hvitvaskingslovens skal advokater rapportere til ØKOKRIM dersom det foreligger mistanke om at transaksjoner knyttet til straffbare handlinger eller terrorfinansiering. Hjort vil ved slik mistanke overføre nødvendige opplysninger til ØKOKRIM.

Nødvendig bistand fra underleverandører

For å kunne utøve vår virksomhet er vi avhengig av samarbeidspartnere som kan bistå med utvikling, leveranse og drift av våre ikt-systemer. Våre underleverandører vil kunne få tilgang til personopplysninger vi behandler som ledd i deres leveranse og drift av våre ikt-systemer. Alle våre databehandlere er lokalisert innenfor EØS-området, og er pålagt å følge gjeldende personvernlovgivning, herunder nødvendige tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre at personopplysninger vi har samlet inn sikres og behandles på en trygg måte. Vi har inngått skriftlige databehandleravtaler med alle våre underleverandører.

Overføring med bakgrunn i lov eller dom/kjennelse

Hjort vil overføre personopplysninger til offentlige myndigheter om dette pålegges med hjemmel i lov eller med rettskraftig dom eller kjennelse.

Overføring av personopplysninger utenfor EØS-området

Hjort overfører i utgangspunktet ikke dine personopplysninger utenfor EØS-området. Imidlertid kan en slik overføring være nødvendig i tilknytning til advokatoppdrag dersom vi på dine vegne skal forfølge eller forsvare deg mot et rettskrav rettet mot/fra myndigheter, personer eller organisasjoner utenfor EØS-området.

En slik overføring vil bare skje med ditt samtykke. Du kan når som helst trekke dette samtykket tilbake. Dersom du trekker tilbake ditt samtykke vil det normalt medføre at det blir vanskelig å oppfylle advokatoppdraget.

Klageinstans

Du kan klage til Datatilsynet dersom du mener vår behandling av dine personopplysninger ikke er i henhold til denne personvernerklæringen eller gjeldende personvernlovgivning.

Oppdatert kontaktinformasjon til Datatilsynets finner du her: https://www.datatilsynet.no/om-datatilsynet/kontakt-oss/

Endringer i personvernerklæringen

Vi forbeholder oss retten til å oppdatere og endre denne personvernerklæringen ved behov, og når det er nødvendig for å tilpasse til personvernlovgivningen. Du vil alltid finne gjeldende versjon av vår personvernerklæring her på våre websider.

Vår kontaktinformasjon

Advokatfirmaet Hjort DA
Organisasjonsnummer: 946 129 356

Telefon: 22 47 18 00
E-post: advokatfirmaet@hjort.no
Besøksadresse: Akersgata 51, 0180 Oslo
Postadresse: Postboks 471 Sentrum, 0105 Oslo

Se også våre hjemmesider: www.hjort.no