Åpenhet

Redegjørelse etter åpenhetsloven

Advokatfirmaet Hjort AS («Hjort»), org nr. 929 191 811, driver advokatvirksomhet i henhold til advokatloven¹. Firmaet er lokalisert i Universitetsgata 1 i Oslo. Hjort eies av Hjorts partnere.

Hjort har til sammen 97 medarbeidere, hvorav 80 medarbeidere har bevilling/autorisasjon som advokater/advokatfullmektiger. Hjort ledes av et styre med 6 styremedlemmer hvorav 2 er valgt av og blant de ansatte. Øverste daglig leder er managing partner advokat Anne Marie Due. Hjort har en administrativ ledelse på 3 personer. Hjorts styre har gitt managing partner ansvaret for gjennomføringen av aktsomhetsvurderingen. Den praktiske gjennomføringen av aktsomhetsvurderingen er gjennomført av firmaets Chief operating officer (COO) sammen med en av Hjorts advokater, som også er compliance-ansvarlig.

Hjort er omfattet av åpenhetsloven².

Virksomheten

Hjort tilbyr advokattjenester til privatpersoner og juridiske personer i inn og utland, og driver sin virksomhet i samsvar med advokatloven og advokatforskriften³. I tråd med prisopplysningsforskriften⁴ er Hjorts timepriser kunngjort på firmaets hjemmeside.

Hjorts advokatvirksomhet utøves i samsvar med god advokatskikk, hvor det gis frie og uavhengige råd. Hjort har etablert rutiner for å sørge for at det ikke foreligger interessekonflikt før oppdrag aksepteres, samt at det gjennomføres kontroll i henhold til hvitvaskingsloven⁵ for oppdrag omfattet av hvitvaskingsloven. Det er en oppdragsansvarlig for alle oppdrag. Ved oppdragets begynnelse vil klienten få informasjon om hvem som er oppdragsansvarlig, timesatser, salærberegning og Hjorts standard betingelser.

Hjort har rutiner for å sikre at samtlige medarbeidere overholder lovpålagt taushetsplikt og fortrolighetsplikt. Hjort har utarbeidet etiske retningslinjer, hvitvaskingsrutiner og investeringsreglement som er kommunisert til alle medarbeidere.

Aktsomhetsvurdering

Hjort er omfattet av åpenhetsloven, og plikter å utføre aktsomhetsvurderinger for å sikre grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med vår tjenesteyting. Hjort gjennomfører løpende aktsomhetsvurderinger i henhold til åpenhetsloven § 4.

Vurdering av egen virksomhet

Hjort har vurdert risiko for negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet, med særlig fokus på diskriminering etter alle diskrimineringsgrunnlag, arbeidstid og overtidsbruk. Hjorts virksomhet er basert på at vi skal speile det samfunnet vi lever i og leverer tjenester til. Hjort tilstreber likhet og jevnbyrdighet hvor alle ansatte skal føle seg trygge til enhver tid og hvor det vektlegges en åpen ytringskultur for å ivareta firmaets verdier, det generelle arbeidsmiljøet og for den enkeltes trivsel.

For å sikre en åpen ytringskultur har Hjort vedtatt egne varslingsrutiner. Det drives et systematisk HMS arbeid med etablerte HMS rutiner og prosedyrer for å melde avvik. Det er etablert et arbeidsmiljøutvalg som sammen med verneombudet går vernerunde to ganger i året. Videre gjennomføres det ukentlig anonymiserte medarbeiderundersøkelser for å fange eventuell uønsket adferd, avdekke negative konsekvenser og arbeide forebyggende.

Hjorts styre har vedtatt en tydelig mangfoldsstrategi, som er kommunisert til samtlige ansatte, hvor den overordnede holdning er at Hjort skal speile samfunnet og de Hjort leverer tjenester til. Hjort driver et aktivt mangfoldsarbeid for å sikre like muligheter for alle. Hjorts målsetning er å oppnå en kjønnsbalanse på minimum 40/60 på alle stillingskategorier samt at minimum 9 % av Hjorts medarbeidere på alle nivåer skal ha bakgrunn fra en religiøs, kulturell, språklig eller etnisk minoritetsgruppe. For å nå nevnte mål, angir den vedtatte mangfoldsstrategien firmaets overordnede målsetninger med mangfoldsarbeidet og en plan for å synliggjøre vårt arbeid med holdninger til mangfold. Det er også vedtatt konkrete tiltak innen rekruttering, inkludering på arbeidsplassen og mangfoldsledelse som skal sikre at firmaets mål nås. Det er videre opprettet en referansegruppe for mangfoldsarbeidet som skal sikre at firmaet har en firmakultur som fremmer mangfold og kartlegge om det er forhold i firmaet som innebærer risiko for diskriminering og hindrer likestilling. Det er gjennomført samlinger for Hjorts ledelse og partnere om praktisk mangfoldsarbeid. Det har vært gjennomført foredrag med eksterne ressurser for samtlige ansatte. Hjorts filosofi er at dyktige medarbeidere, uavhengig av kjønn, alder og etnisitet, vil gjøre det bra hos oss, samt at Hjort skal være en inkluderende arbeidsplass der alle føler seg verdsatt og respektert.

Samtlige ansatte har skriftlige arbeidskontrakter i henhold til arbeidsmiljølovens krav. Hjorts lokaler er i henhold til arbeidsplassforskriften.⁶

Hjort behandler personopplysninger om klienter, motparter, vitner etc. og Hjorts medarbeidere som del av advokatvirksomheten. Slike opplysninger behandles i samsvar med det til enhver tid gjeldende lovverket,  Hjorts  vedtatte  sikkerhetsmål,  den  lovpålagte  taushetsplikten,  advokatloven, advokatforskriften og personopplysningsloven⁷ med forskrifter. Hjort har med utgangspunkt i Datatilsynets retningslinjer for informasjonssikkerhet ved behandling av personopplysninger, sørget for tilstrekkelige rutiner og prosedyrer for tilfredsstillende informasjonssikkerhet og internkontroll ved behandlingen av personopplysninger. Hjort har utarbeidet en protokoll for behandling av personopplysninger, jf. GDPR artikkel 30. Denne protokollen oppdateres ved endringer og inneholder blant annet de forskjellige behandlingsaktivitetene, formål med behandlingen, kategorier av personopplysninger og rettslig grunnlag for behandlingen. Protokollen inneholder også en risikovurdering av mulige uønskede hendelser som kan føre til at personopplysninger kommer på avveie og en tiltaksplan med ansvarlige for hvert tiltak med tidsfrister.

Hjort har ikke avdekket noen negative konsekvenser eller vesentlig risiko for negative konsekvenser knyttet til Hjorts utøvelse av advokatvirksomheten, Hjorts ansatte eller Hjorts arbeidsmiljø.

Eksternt

Hjort har kartlagt, og kartlegger løpende, sine leverandører og samarbeidspartnere og vurdert faktiske og mulige negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Ved kartleggingen har Hjort vurdert omfanget av leveransene og hvilken type leveranser som er gjennomført.

Hjort benytter tolke- og oversettertjenester fra leverandører i tilknytning til vår tjenestelevering. Utover lokalleie og forsikring leverer Hjorts største forretningsforbindelser datatjenester og hardware, mat, drikke og rengjøringstjenester. Hjorts kartlegging og vurdering viser at det er liten risiko i vår leverandørkjede. Ved vurderingen har vi hatt fokus på hvor varene og tjenestene produseres, og om den enkelte leverandør selv er omfattet av åpenhetsloven. Hjort har heller ikke avdekket noen negative konsekvenser eller vesentlig risiko for negative konsekvenser gjennom aktsomhetsvurderingen av leverandører.

Hjort gjennomfører løpende kartlegging og vurdering, og er i dialog med virksomhetens sentrale større leverandører for å få konkrete tilbakemeldinger fra disse leverandørenes arbeid med kartlegging og vurdering av negative konsekvenser. Ved vurderingen av hvilke leverandører vi har kontaktet for konkrete tilbakemeldinger er det omfanget av leveransene og hvilken type leveranse som leveres og det generelle risikobildet knyttet til leveransene, hensyntatt.