Nytt europeisk egenerklæringsskjema (ESPD) i bruk fra 1. januar 2017

Med det nye regelverket for offentlige anskaffelser innføres et nytt, europeisk egenerklæringsskjema knyttet til kravene for å delta i konkurransen (ESPD - European Single Procurement Document). Egenerklæringsskjemaet regnes som et av de viktigste forenklingstiltakene i det nye regelverket.

forenkling

Enklere og mindre papirarbeid

Egenerklæringsskjemaet er et midlertidig bevis på at leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene og eventuelle utvelgelseskriterier i konkurransen, og at han ikke rammes av grunner for avvisning. Skjemaet er felles i hele EØS-området, og skal alltid benyttes ved anskaffelser over EØS-terskelverdien (anskaffelser som går etter anskaffelsesforskriften del III og forsyningsforskriften del III).

Det nye egenerklæringsskjemaet kan i begynnelsen virke uvant. Fordi skjemaet er elektronisk og standardisert er likevel tanken at bruk av ett felles skjema skal gjøre det enklere og mer forutsigbart for leverandører å innlevere tilbud i konkurranser. Samtidig skal skjemaet lette både oppdragsgivers og leverandørenes administrasjonsbyrde ved å spare dem for mye «papirarbeid». Særlig ved bygg- og anleggsanskaffelser, der dokumentasjonsmengden kan være stor, vil skjemaet være en klar forenkling.

Hvordan skal egenerklæringsskjemaet brukes?

Bruken av egenerklæringsskjemaet skjer rent praktisk ved at oppdragsgiveren fyller ut skjemaet med opplysninger om hvilke kvalifikasjonskrav som må være oppfylt og hvilke avvisningsgrunner som vil være relevante. Hvis det er aktuelt, gis det også informasjon om de kriteriene som vil brukes for å velge ut eventuelle overtallige tilbud i en begrenset prosedyre. Oppdragsgiver gjør det ferdig utfylte skjemaet elektronisk tilgjengelig for leverandørene sammen med kunngjøringen og konkurransedokumentene for øvrig.

Leverandøren fyller deretter ut det egenerklæringsskjemaet oppdragsgiver har gjort tilgjengelig, og leverer det sammen med tilbudet eller forespørselen om å delta i konkurransen. Leverandøren besvarer de enkelte kvalifikasjonskravene (og eventuelt utvelgelseskriteriene), og svarer «ja» eller «nei» på de forskjellige avvisningsgrunnene.

Hvorfor forenkling?

Den store forenklingen ligger i at den underliggende dokumentasjonen (bevisene) for oppfyllelse av kvalifikasjonskravene mv. ikke må sendes inn sammen med tilbudet eller forespørselen om å delta. Oppdragsgiver har bare plikt til å innhente den underliggende dokumentasjonen fra valgte leverandør, det vil si den leverandøren som etter evalueringen ligger an til å bli tildelt kontrakten. Dermed slipper oppdragsgiver å gå gjennom dokumentasjonen for leverandører som uansett har levert for dårlige tilbud til å nå opp i konkurransen. Slike leverandører slipper samtidig arbeidet med å skaffe til veie og sende inn dokumentasjonen.

Oppdragsgiver kan likevel på ethvert tidspunkt be om at dokumentasjon leveres, dersom det er nødvendig for å sikre at konkurransen gjennomføres riktig. Dette vil antakelig særlig være aktuelt i prosedyrer som skjer i flere trinn, for eksempel begrenset anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandling. Leverandøren må derfor alltid være forberedt på at det kan være nødvendig å levere bevis for at det som er oppgitt i egenerklæringsskjemaet, er korrekt.

Hvor finner jeg mer om egenerklæringsskjemaet?

Egenerklæringsskjemaet ligger i norsk versjon i EUs ESPD-tjeneste. Både Nærings- og fiskeridepartementet og DIFI (Direktoratet for forvaltning og IKT) har utarbeidet veiledere for hvordan skjemaet skal fylles ut og brukes.