Særegne trekk ved regelverket for forsvarsanskaffelser som leverandører bør merke seg
Anskaffelser som Forsvaret gjennomfører, følger egne regler i forskrift om forsvars- og sikkerhetsanskaffelser (FOSA). Regelverket skal sikre at statlige midler utnyttes gjennom kostnadseffektive innkjøp, samtidig som anskaffelsene skal bidra til en konkurransedyktig forsvars- og sikkerhetsindustri i Norge. Behovet for å beskytte nasjonale sikkerhetsinteresser og håndtere sensitiv informasjon gjør at det er flere spesifikke krav og hensyn som skiller seg fra andre offentlige innkjøp. Leverandører som ser for seg å delta i konkurranser om kontrakter for Forsvaret, bør blant annet være særlig oppmerksomme og forberedt på følgende:
- I forsvarsanskaffelser kan det stilles krav om at leverandører følger strengere krav til håndtering av gradert informasjon. Dette betyr at leverandører må ha systemer og rutiner på plass for å sikre at slik informasjon ikke havner på avveie i hele kontraktens løpetid, men også etter kontraktens opphør. Oppdragsgiver kan derfor stille kvalifikasjonskrav knyttet til evnen til å behandle og oppbevare gradert informasjon, som både gjelder for hovedleverandør og eventuelle underleverandører. Leverandører som ikke oppfyller kravene, vil bli avvist fra konkurransen.
- Oppdragsgiver kan stille krav om at leverandøren må garantere at de kan levere varer og tjenester uten avbrudd, selv om det skulle skje endringer i deres forsyningskjede – såkalt forsyningssikkerhet. Formålet er å sikre at Forsvaret alltid har tilgang på nødvendig utstyr og kontinuerlig tilgang til vedlikehold, reparasjon og reservedeler. For å dokumentere forsyningssikkerhet kan leverandører for eksempel måtte fremskaffe nødvendige lisenser for eksport, overførsel og transitt av varer.
- Enkelte av anskaffelsene som Forsvaret gjennomfører, vil også være underlagt særegne krav i sikkerhetsloven. Dette er anskaffelser der leverandøren får tilgang til sikkerhetsgradert informasjon, et skjermingsverdig objekt eller infrastruktur. Leverandører må være forberedt på at det i disse anskaffelsene stilles krav om leverandørklarering fra Nasjonal sikkerhetsmyndighet (NSM). Det legges her vekt på leverandørens økonomiske forhold, organisasjonsform, eierstruktur og eventuell registrering av straffbare forhold. I tillegg må både leder og styremedlemmer i virksomheten sikkerhetsklareres for samme nivå som leverandørklareringen gjelder for. Denne prosessen innebærer at leverandøren må gi omfattende egenopplysninger som en del av klareringen. Saksbehandlingstiden for å få leverandørklarering hos NSM er opplyst å være tre måneder. Det innebærer at leverandører normalt må ha igangsatt søknadsprosessen om leverandørklarering forut for deltakelsen i en aktuell sikkerhetsanskaffelse.
Til tross for at FOSA åpner for at oppdragsgiver kan stille strengere krav til leverandørene på visse områder, er det også åpnet opp for noe større fleksibilitet i innkjøpsprosessen. Blant annet er det på visse vilkår åpnet opp for å tillate forhandlinger uten forutgående kunngjøring, noe som kan gi mulighet for raskere og mer tilpassede kjøp ved presserende kriser.
Videre har oppdragsgiver adgang til å inngå rammeavtaler på inntil syv år. For leverandører som ønsker å levere til Forsvaret, er det derfor særlig viktig å nå opp i de konkurransene som gjennomføres.
