E-post og annen elektronisk informasjon når ansatte slutter

Mye forretningskritisk kommunikasjon skjer gjennom de ansattes e-post. Alle arbeidsgivere bør sørge for å etablere hensiktsmessige rutiner for hvordan e-post og annet elektronisk lagret materiale skal håndteres, både under ansettelsesforholdet og i forbindelse med at arbeidstakere slutter.

iStock_000000414163Large

Arbeidsgivers mulighet for innsyn i ansattes e-postkasser etter personopplysnings-forskriften.

Utgangspunktet er at en arbeidsgiver ikke har rett til å gjennomgå verken eksisterende eller tidligere ansattes e-postkasser med mindre vilkårene i personopplysningsforskriftens kapittel 9 er oppfylt, og arbeidstakeren/ tidligere arbeidstaker har blitt forhåndsvarslet og fått tilbud om å være til stede under gjennomgangen.

Arbeidsgiver kan ha rett til innsyn f.eks. når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten, eller ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet mv.

Dette gjelder generelt for innsyn i epost som er mottatt eller sendt fra den e-postadressen som arbeidstakeren har fått disponere i jobben. Det spiller ingen rolle selv om det skulle være på det rene at e-postkassen ikke inneholder privat informasjon.

De samme strenge bestemmelsene gjelder også dersom arbeidsgiver ønsker å foreta innsyn i andre elektronisk lagrede opplysninger (enn e-post), dersom dette materialet er lagret på et eller flere områder på datasystemet som krever brukernavn og passord. Tilsvarende gjelder innsyn i informasjon som ligger lagret i datamaskiner, mobiltelefoner eller andre lagringsenheter som arbeidstaker/tidligere arbeidstaker har disponert for å utføre arbeidsoppgavene sine.

Hvilke forholdsregler bør tas?

For å forhindre at viktig informasjon går tapt eller kommer på avveie, bør arbeidsgiver minimum sikre at følgende blir avklart:

• At arbeidstakeren skal overlevere all virksomhetsrelatert informasjon til arbeidsgiver, inkludert e-post og annet elektronisk materiale før eller senest på fratredelsesdato. Det må legges til grunn at dette normalt vil være nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten, og at et slikt krav dermed vil være lovlig, jf personopplysningsforskriften § 9-2 a). Arbeidstakeren skal på sin side ikke beholde kopi av virksomhetsrelatert materiale.

• Med mindre partene ikke ønsker det, skal innholdet i arbeidstakerens e-post og annet elektronisk materiale gjennomgås sammen i forbindelse med fratredelsen. Dette vil normalt være hensiktsmessig dersom det er oppstått en arbeidskonflikt mellom partene. Arbeidstakeren kan i så fall også la seg bistå av en tillitsvalgt eller annen representant under selve innsynet.

• Arbeidsgiver skal ikke foreta innsyn i privat informasjon i en eventuell gjennomgang.

• At arbeidstaker sørger for å fjerne alt privat materiale som eventuelt er lagret i e-post eller andre steder på arbeidsgivers datasystem og/eller mobile enheter.

• Et tidspunkt for når e-postadressen og eventuelle private mapper skal deaktiveres og innholdet slettes. Dette omfatter også eventuelle kopier/backupper av det samme materialet. Personopplysningsforskriften § 9-4 pålegger sletting av opplysningene i arbeidstakerens e-postkasse innen rimelig tid etter opphør av arbeidsforholdet, uansett opphørsgrunn. Hva som er rimelig tid må vurderes konkret, men 6 måneder etter ansettelsesforholdets opphør antydes som tilstrekkelig tid for arbeidsgiver. Hvis arbeidsgiver ønsker å foreta innsyn i forbindelse med sletting, må vilkårene for innsyn være oppfylt og prosedyrene fulgt på vanlig måte (forhåndsvarsling av arbeidstakeren som hovedregel).

• Dersom ansettelsesforholdet opphører som følge av død, må arbeidsgiver vurdere om pårørende eller eventuelt dødsbo skal gis innsyn i arbeidstakerens e-post og annen personlig lagret informasjon. Innta kjørereglene i bedriftens retningslinjer/personalhåndbok eller i en fratredelsesavtale “Kjørereglene” som er beskrevet ovenfor kan med fordel innarbeides i virksomhetens generelle retningslinjer/personalhåndbok dersom virksomheten har slike. Det kan også være et alternativ å regulere disse forholdene i en fratredelsesavtale mellom partene.

Arbeidsgiver vil som hovedregel ha bevisbyrden dersom det i ettertid skulle oppstå uenighet mellom partene om hva som er avtalt. Partene har ikke anledning til å avtale eller samtykke til at arbeidsgiver skal ha en videre adgang til innsyn i arbeidstakeres e-post enn det som følger av personopplysningsforskriften.

Arbeidsgivere må derfor til enhver tid vurdere om vilkårene for innsyn er til stede, og følge de prosedyrene loven gir anvisning på.