Bedre planlegging av IT-anskaffelser med nytt regelverk?

IT-anskaffelser kan være kompliserte. En fersk rapport fra Konkurrensverket i Sverige viser at offentlige innkjøperes praksis ved kjøp av IT-tjenester kan virke begrensende på konkurransen i markedet.

connections

Utfordringen viser seg særlig når innkjøper har eksplisitt behov for at systemet skal støtte visse konkrete standarder eller kommunikasjon med andre systemer, ofte på proprietære formater, og dette fører til at mange løsninger i større eller mindre grad utelukkes. På samme måte kan kostnadene forbundet med å konvertere og migrere eksisterende løsninger og data føre til en innlåsingseffekt. 

Teknisk innlåsing kan ha sammenheng med at innkjøpere lar seg påvirke av at man på forhånd har ønske om særlige leverandører, at man ønsker å beholde gjeldende spesifikasjoner, eller at man rett og slett utformer konkurransegrunnlaget på en uhensiktsmessig måte. Manglende innsikt i markedet kan også virke begrensende på konkurransen. Innkjøperen kan eksempelvis la seg påvirke av hvilke aktører som er størst på markedet og egne erfaringer med IT-systemer, eller være tilbakeholden med å gjøre undersøkelser i frykt for å opptre i strid med likebehandlingsprinsippet. Fra et operasjonelt og økonomisk ståsted er det heller ikke vanskelig å forstå et visst ønske om kontinuitet eller støtte for spesifikke løsninger. 

Den svenske rapporten viser at offentlige innkjøperes praksis ofte fører til innlåsing, med tilhørende risiko for mindre hensiktsmessige kontrakter, begrensninger i konkurransen og minsket innovasjon. I tillegg til at dette går utover leverandørenes mulighet til å handle med det offentlige, kan de offentlige innkjøpernes praksis føre til mindre innovasjon og utvikling. Det kan også føre til dårligere anskaffelser og ubevisst innlåsing. 

Kunnskap om hva markedet tilbyr, samt åpen og funksjonell utforming av kravspesifikasjonen fremfor krav om bestemte løsninger, kan være effektive grep for å unngå både teknisk innlåsing og overholdelse av anskaffelsesreglene. 

I det nye regelverket for offentlige anskaffelser, som etter planen trer i kraft 1. januar 2017, er det lagt til rette for at innkjøpere kan gjennomføre en god planlegging av en anskaffelse forut for kunngjøring av konkurransen. Særlig når det gjelder IT-anskaffelser kan det være nyttig – og ofte nødvendig – å ha en dialog med enkelte leverandører nettopp for å skaffe seg informasjon om hva som tilbys i markedet og for å kunne gjennomføre en konkurranse som gir et godt grunnlag også for mer innovative anskaffelser. Denne muligheten bør nå innkjøpere benytte.